家庭档案整理方案 | 找不到的文件，这次一定能够找到！

合同书、保险单、借据、协议书、出生证明、求学记录、学历证书、私人信件、相片……依附于个人而产生的文件，记录着一个个珍贵的时刻，细心收集、保存、归拢，整合成一个人的成长史。而这些文件、物品，也是家庭历史不可缺少的一部分。

证券、股票、保险单、电器购买单据、电器说明书……跟随生活不停出现的各类文件，家庭共有，人人享用。

这些有着浓重时代色彩的各种家庭文件，也是社会变迁的小小缩影，共同成为家庭生息不止的精神财富。

！！！ 然而 ！！！

在生活中，我们有很多 「 找不到 」 的情境发生，最头疼的是在紧急时刻，找不到重要的证明单、票据、说明书……东找西翻，越着急越找不到，放弃寻找后，不到两天就会自动出现，好像是谁故意安排的一场恶作剧。

………………………………生气到爆炸…………………………

家庭中，成员经历的不断丰富、社会交际的深入和广泛，家庭生活物品的采购更新，票据、合同、证书、保修卡等文件与日俱增，科学合理的分类、管理和保存，日益成为一项重要的家务事项。不仅有利于重要的文件在需要使用时，能快速准确的找到，也能够使得有纪念意义的文件和物品在欣赏、分享时，不出现 「 找不到 」 或 「 找不全 」 的尴尬情境。

如何才能科学合理的管理文件，创建家庭档案呢？不妨从这几件小事开始。

❶

专人管理

相较于一般的清洁或打扫类家务，人人都能做、都可做，家庭档案最好由家庭中的专人来管理。

通常情况下，以主管家庭日常事务的长者来统一收管、整理。护照、身份证等比较私人的且经常使用的文件可以自己管理。

明确权责，减少家庭成员间出现埋怨情绪，也能够有效的发挥家庭档案最大的使用价值。

❷

材质分类

从材质上分，纸质类、感光材料、磁性材料和其他。不同材质的文件在保存上有不同的要求。

纸质文件占据家庭档案比重大，而且种类多样、规格不一。如获奖证书、奖状、商业合同书等，纸张的大小、厚薄、形状各不相同。建议规格偏小、单张、较薄的文件放入档案袋，集中收纳。大开面、成册的文件放入文件夹中。

感光材料的文件主要是相片和底片，一旦受潮极易引起变质、褶皱、失色，而且很难恢复。光照则易引起褪色，造成相片色彩失真，欣赏效果大打折扣。因此，保存此类文件时，防潮避光是重点。

此外，底片整理时要小心谨慎，防止手指直接触摸，留下指纹，避免底片划伤，带上薄手套整理是个很好的预防措施。

磁性材料的文件主要有录像带、磁带、计算机软盘等，高温、磁场、潮湿、灰尘都能对此类文件造成严重损坏，保存要求相对较高。在保存时，避免放置在电视、音箱、收音机等电器旁边。以干燥、避光的地方为佳，经常清除灰尘。

梅雨季时节，将磁带、录像带等放入密封的塑料收纳盒中，并放入干燥剂等吸潮物，起到更好的防潮效果。

❸

长期保存和短期保存

合同书、保险单、借据、协议书等，通常在一定时间内或是某种条件下有效且非常重要，有效时间已过或者某种条件不再存在时，有效性和价值就会发生降低，甚至完全丧失。

保存时，可以将有明确时间期限的文件分别放入标有“一年”、“五年”、“十年”等以时间长度为标签的文件夹，集中放置到一个档案箱中。有效期超过十年的文件可视为永久有效的文件，集中收纳到永久保存的档案箱中。

值得注意的是，文件不要在有效期刚过就销毁，可以再放置一段时间，比如三年。家庭档案销毁后，要在档案目录表中写明销毁文件名称和销毁时间。

❹

档案目录表

家庭档案目录表中可设置：家庭档案名称、有效期限、到期年月日、销毁时间等重要的数据项，一一记录下来，不仅能一目了然的查看所有正在保存的档案有哪些，也可以在需要使用时，快速准确地查找到需要的文件。