文件整理“把文件全部丢弃”也没问题——【格瑞戴西】清洁整理收纳专题

书籍类的整理完成后就开始进行文件的整理。

什么是文件呢？比如，挂在墙上的袖珍信箱里塞得满满的邮寄品，冰箱上贴满的孩子学校寄来的通知书之类的印刷品，电话机旁边放着的还没及时回复的同学的明信片，还有摊放在桌子上好几天的报纸。家中会留存这么多的文件，主要有以下几方面的原因。

很多人认为家里的文件应该比办公室少得多，但其实不然。通过整理，从顾客家里清除出来的文件数量，至少也有整整两袋四五升垃圾袋，最多的高达十五个垃圾袋。家用碎纸机里不断地发出"咔——"的声音，我已听过不知多少次了。

要管理这么大数量的文件绝非易事。不过我偶尔还是会碰到非常善于整理文件的人，让我不禁肃然起敬。因为当我问"怎样管理文件？"时，对方甚至给予了近乎完美的回答："和小孩有关的文件放入这个文件夹，食谱放在那个文件夹，杂志的剪贴放在这里，电子产品的说明书放在这个盒子里……"

分类之详细，甚至让人听到一半就会走神。

坦率地说，我很讨厌文件的分类，也从不用很多的文件夹或是认真地写上标签进行分类。因为我觉得，如果是办公室里对多人共用的文件进行分类还可以，但平常在家里使用的文件根本没有规规矩矩分类的必要。

我现在的结论是：处理文件的基本原则就是全部丢掉。

也许有些人听了会惊得目瞪口呆。但这世上真的没有比文件更麻烦的东西了，因为就算你小心翼翼地珍藏，也完全不会有一点心动感，不是吗？

所以，凡是不符合"现在正使用"“暂且需要"、‘需要永存”这三项标准的文件，都应该毫不犹豫地全部丢掉。

这里所说的"文件"不包括过去收到的情书或者日记之类的物品。这些"纪念品”类的物品要到最后才进行整理。因为我曾亲眼看到有些人由于整理这些物品而明显地减慢了整理的速度。

所以，首先要集中精力整理那些完全没有心动感的文件，一气呵成。朋友或恋A寄来的信件则视为“纪念品"来处理，请先不要动手整理。

完成了那些无心动感文件的整理后，剩下的文件该怎么处理呢？

我的文件整理法非常简单，只把文件大体上分为"需要留存"和“待办”两类。文件整理的基本原则是全部丢弃，但若需要把文件留下来，则应分清是属于哪一类的文件。

首先说说待办的文件。顾名思义，这类文件是自己必须处理的文件。其中包括需要回复的信件、预计提交的报告、准备浏览的报纸等。因此，应专门开辟一个"待办专区”，把这些文件集中收在一处。

重点是，这个"待办专区”必须只有一处，绝对不可增加。

•讲座资料

芳香疗法讲座、逻辑学讲座、市场指导讲座，这些都是热心学习的人趋之若鹜的地方。最近盛行"早晨活动”，许多早晨讲座如雨后春笋般地开办起来，无论在时间上还是内容上都有很大的余地可供选择。

老师为我们精心制作的学习讲义就如勋章那样确实不能随意丢弃。不过，那些热心学习的人士房间里却被这些讲座的书籍和学习讲义占据了相当大的空间，所以进入这样的房间就会产生一种难以言喻的压迫感。

M小姐是一家广告公司的职员（三十多岁），刚进入她房间时，就会误以为进入了她的办公室。首先看到的是书桌上排放着一长排的文件夹，M小姐自豪地说道："这些全部是参加讲座时的讲义。”她是个公认的讲座发烧友，平时都采用文件夹保管自己参加的所有讲座的资料。

我常听到这样的声音："什么时候想重新学习。"可是，真的会重新学习吗？没有，许多人都没有。

讲座资料也是家中最常见的一种文件。一般来说，拥有许多同类讲座资料的情况非常多。究其原因，就是你没有掌握好讲座的内容。

与其说这是坏事，毋宁说你依然没有重新学习过去的讲座资料。坦率地说，如果不践行讲座中学到的内容，这种所谓的讲座就没有意义。确实，刚接受讲座知识的瞬间是有价值的，但是从接受的瞬间到结束的瞬间你能否践行学到的内容才是关键。不妨扪心自问："为什么我要特意付出高额的学费去参加讲座学习呢？”按常理，讲座的内容只要看看书本就可以了。其实，你是为了感受讲座现场的学习气氛和老师的热情才特意前去听课的。也就是说，真正的讲座资料就是讲座本身，是鲜活的事物。因此，你应该抱着“讲座的资料尽可全部丢弃”的心态前去听课。如果你把资料丢弃后又感到后悔了，不妨再参加一次相同的讲座，而且要把重点放在立即践行方面。话说回来，如果你身边一直拥有讲座资料，就代表你绝对没有去付诸实践。

最近听说有人拥有一百九十次讲座资料的事。若是这种情况，应立即把讲座资料“全部丢弃"。

•信用卡消费明细

信用卡的消费明细表也应该全部丢掉。

信用卡明细表的原本目的究竟是什么？它对很多人来

说，就是告知在这个月用了多少钱。使用者经过确认后，就把用去的金额写在家庭收支簿上，然后应该立刻丢弃明细表。由于明细表已经完成了它的使命，所以丢弃了也绝无问题。再说，到底什么时候会因失去信用卡明细表而感到困扰呢？或许是信用卡自动扣款产生纠纷，法庭审理需要它作为证明材料的时候吧。但这种事基本上不可能发生。实在没有必要为了这种不可能发生的事，小心翼翼地保管这些信用卡的明细表。水电、煤气等公共费用的银行账户自动扣款通知单也一样，狠下心把这些文件丢掉吧。在我的顾客中，最难以丢文件的是一对律师夫妇。"如果法庭需要这个文件该如何是好？”他们一直存有这样的担心，所以拥有的文件数量总是居高不下。不过现在连这对职业夫妇都最终舍弃了几乎所有的文件，所以请尽可放心地丢弃信用卡之类的消费明细吧。

•电子产品的保证书

电视机、数码相机等电子产品必定附有保证书。家里只有这类正规产品的保证书才需要集中起来加以妥善保管。不过遗憾的是，大多数人的这种做法就是差了那么一点点。

最常见的做法是用文件夹来保管。因为文件夹可以依照电子产品的种类分类收纳，所以很受欢迎。实际上这是个陷阱。如果分类过细，有可能使人看漏或看错文件。

使用这类文件夹时，一般都会把产品使用说明书和保证书放在一起保管。但我不认为这样是正确的，而且觉得这些使用说明书都可以弃之不用。我们再重新审视一下就不难发现，这些东西几乎都不曾再次使用。基本上，需要详读说明书的电子产品，如数码相机、电脑等，说明书都很厚，大多从一开始就没放入文件夹里。所以我敢断言，就是丢掉保管在文件夹里的使用说明书也绝无问题。

我也会请我的顾客们丢掉使用说明书（包括数码相机、电脑的使用说明书），大家一致反映"完全没有问题，不会造成什么困扰"。即使电器发生了故障，只要自己动手，通过各种调试也会很快排除故障。如果一时难以奏效，直接去购买那个产品的商店询问或者通过互联网搜索解决办法，都还没有解决不了的问题。

现在再把话题回到保证书上，我认为最好的保管方法就是把这些产品保证书不加分类地放入普通的文件夹里。

保证书大多一年也使用不上一次，甚至长年不用。这种使用率很低的文件有必要一份一份十分细心地分类保管吗？况且一旦需要，夹页也没贴上标签，还是得一页一页翻着找。所以不如全都放在一起，要找的时候全部拿出来找。两种方法所花费的精力和时间几乎相同。

另外，如果保证书分类过细，就会减少逐一过目的机会。而且不留意的话就容易累积一大堆已经过期的保证书。所以若不分类地集中在一个文件夹里，则需要某一份保证书时就会一份一份地查看，自然就会发现其中的某份保证书已经过了期限，就能自动地把所有的保证书都检查一遍。

这样的做法可以省去定期检查内容的麻烦手续，而且文件夹是家家必备的收纳物品，所以也不需要特意去买。另外使用空间也只有不到过去的十分之一。

•贺年卡

贺年卡的任务就是向对方发出新年的问候：“今年也请您多加关照了。"其实，当新年里收到贺年卡的瞬间，它的使命就已经完成了。所以一旦确认了贺年卡的对奖号码后可说一声“谢谢您今年也想到我！"，然后就可以毫无顾忌地丢掉了。若要利用它制作明年亲友的地址通讯簿，只需保存一年即可。除了依然让自己心动的贺年卡，其余的赶紧全部都丢掉吧。

•使用完的存折

使用完的存折就失去了用处，不必反复再看。即使反复地看存款也不会变多，没有特殊的例外还是立刻丢掉吧。

•薪水明细

薪水明细的任务就是告知"这个月发了这些工资"。

当你收到后在查核确认了其中内容的瞬间，它的作用就已结束。